Empoderar, Energizar novos verbos que fazem a diferença

Estudos sobre o assunto

É impossível se efetuar um estudo em uma quantidade razoável de empresas sobre qualidade e produtividade e não esbarrar no problema de envolvimento de pessoal, pedra fundamental para que se consiga implantar um programa de energização de empregados, ou "empoderamento".

1. O que é empoderamento e por que isto está acontecendo?

Na hora que efetuamos uma comparação entre as administrações de empresas tradicionais e o envolvimento de empregados podemos entender porque isto é necessário.

• Na gerência tradicional os gerentes resolvem a maioria dos problemas e tomam a maioria das decisões
• No envolvimento os empregados tem a oportunidade de ajudar a resolver problemas e influenciar na decisão
• No empoderamento os empregados e gerentes resolvem problemas e tomam decisões que tradicionalmente eram reservadas para os níveis mais altos da organização.

Podemos acrescentar , que o jovem atualmente não se conforma com efetuar simplesmente uma tarefa e sim questioná-la e ser capaz de modificá-la para melhor, inclusive porque o mesmo está muito mais informado.

O empoderamento vem de três formas principais:

• Empoderamento individual, no qual é dado ao empregado autoridade com responsabilidade
• Empoderamento de equipes, no qual equipes são formadas para resolver problemas, incrementar processos ou levar a cabo um desafio.
• Equipes de trabalhos auto dirigidas, onde os empregados são organizados em equipes, tendo treinador/facilitador no lugar de supervisores.

Definindo simplesmente, empoderamento é fornecer a outros o poder para tomar alguma ação. Isto não significa anarquismo ou abandono das responsabilidades gerenciais pela eficácia e resultados. Trabalhem individualmente, ou em equipes, pessoas empoderadas sentem um forte senso de responsabilidade pelo seus trabalhos e saídas do processo, com uma satisfação muito maior que aqueles que não são empoderados. Melhores saídas e satisfação incrementadas do trabalho dirigem para mais incrementos e esta espiral revolucionaria continuará sem parar. Portanto, gerentes que empoderam outros não perdem o seu poder de fazerem as coisas acontecerem, ao contrário aumenta o mesmo.

Quando uma organização se enfoca em incrementos contínuos, as principais tarefas da gerência mudam de Planejar, Organizar e Controlar para Liderar, Empoderar, Avaliar e Parceria.

Estes estão liderando quando se envolvem em articular a visão, valores, estratégias e objetivos, alinhando políticas, práticas e planos do negócio; incrementando processos; e disseminando a qualidade total.

Estão empoderando, quando rotineiramente delegam autoridade para os indivíduos junto com responsabilidade; rotineiramente usam correções, equipes auto dirigidas multidisciplinares, para incrementar o processo; devotando recursos para educação e treinamento; reconhecendo os esforços de incrementos e sucessos; consultando e treinando empregados; e removendo barreiras que estejam impedindo a performance necessária.

Estes estão avaliando, quando se envolvem na pesquisa de clientes e opiniões de empregados; usando a qualidade; medidas de serviços e produtividade; estatisticamente medem os processos de produção; e executam o benchmark das melhores organizações.

E finalmente são parceiros trabalhando com os clientes, fornecedores, sindicatos e escolas para melhorar a performance e trabalham com o governo e grupos comunitários para antecipar e resolver problemas ambientais e outras questões. Abaixo mostramos esta evolução com uma figura.

2. Os doze princípios do empoderamento

Abaixo discorremos sobre os princípios mais importantes para que se possa instalar um empoderamento dentro da organização:

• Não existe fórmula mágica ou padrões para o empoderamento; cada implementação é única para sua situação.
• O empoderamento serve como um propósito. Este não é um programa acabado. Existe para atender aos objetivos do negócio. É um meio para alcançar um fim, não um fim por si mesmo. O empoderamento ajuda aos empregados a ajudar a organização e a eles próprios; fornece aos mesmos trabalhos mais significativos e o sentido de realização e orgulho.
• O empoderamento precisa ser gerenciado para que aconteça e se tenha certeza de seu sucesso.
• O empoderamento trabalha melhor quando este é baseado em valores.
• Lealdade e comprometimento são essenciais, ganhar os sentimentos dos trabalhadores e sua mente dirigem para seus desejos de contribuição com idéias, lealdade, determinação e esforços extras.
• Gerentes e supervisores precisam também serem empoderados.
• Estabelecer barreiras claras indica ao pessoal o que estão autorizados a realizar, removê-las torna possível sua execução.
• Comunicação e informação são a essência do empoderamento.
• Treinamento para o empoderamento é mais que um remédio; este prepara o pessoal para a colaboração e alto nível de performance, e envia uma mensagem para o pessoal que se está aplicando dinheiro nos mesmos e que isto é importante para a organização no futuro.
• Facilidade e treinamento são mais efetivos que dirigir e controlar – quando se quer que o pessoal cresça e contribua.
• Celebração e reconhecimento para transmitir realizações são necessários, para expor agradecimento genuíno e se reforçar o comprometimento que é procurado.
• Empoderamento é um trabalho difícil e leva tempo. Crenças, práticas, políticas, estruturas organizacionais e comportamentos não são facilmente trocados.

3. Noções sobre o empoderamento

Diversas noções tem aparecido nas literaturas, cada uma das quais oferecem revelações em empoderamento organizacional, e direções muito úteis para a organização. Abaixo uma descrição breve das mesmas:

3.1. Noções psicológicas do empoderamento

Esta visão do empoderamento julga o mesmo em relação à "mentalidade" da pessoa, e o relaciona com as noções de assertividade, eficácia, e auto confiança. Ela julga que os sentimentos do empoderamento surgem em parte de uma pré disposição natural da pessoa e em parte pelos anos de experiências de sucessos e insucessos em cumprir coisas e conseguir objetivos.

Estudos tem demonstrado que é possível se ensinar obediência, ou relacionada com o texto "não empoderamento" , ou em outras palavras, pessoas aprenderem a ser obedientes. Alguns estudos clássicos onde o conceito de obediência tem primeiro sido ilustrado envolve ensinar os cães com fome a não perseguir o alimento colocando um fio elétrico entre a comida e o cão. Isto cria uma situação generalizada e o mesmo não perseguirá mais a comida por ter sido enfraquecido em sua vontade.

Fenômeno similar parece ocorrer com as pessoas. Estes aprendem a não tentar cumprir com seus objetivos, se repetidamente passam por experiências negativas ao tentar cumprir os mesmos. Isto pode dirigir à síndrome que é muito comum em muitas organizações; Os empregados sentem que "eles" não deixam que as coisas sejam feitas – As pessoas que representam "eles" , são os gerentes, os grupos de staff, a corporação, e assim por diante – Que ficam surpresos quando sentem esta impressão. Estes precisam acreditar que devem existir procedimentos e processos que permitam às pessoas realizarem tais objetivos. Examinando-se os processos atuais, portanto, localizaremos uma série de "choques elétricos" - Papeis a serem preenchidos de autorização, exames de dados cruzados, imenso atraso em respostas, tem a ver com pessoas com um baixo astral.

Em este tipo de ambiente, as pessoas devem estar sendo paralisadas na tentativa de fazer as coisas acontecerem, e daí a crença que elas não tem capacidade para tal. Isto pode tomar a forma animalesca de comportamento, de fazer somente aquilo que lhe é solicitado, ou testar os limites afim de cumprir seus objetivos pessoais.

Relacionado com o empoderamento está a auto-eficácia, ou seja, a crença que temos em nossas habilidades para realizar coisas com sucesso em base a confiança que temos em nossas próprias habilidades e destrezas. Se as pessoas constantemente aplicam suas habilidades e esforços e não conseguem obter algum sucesso, naturalmente isto dirigirá para uma falta de auto-eficácia, e automaticamente evitar desafios.

Tomando-se a visão psicológica do empoderamento se coloca a ênfase na mudança da mentalidade individual, e consequentemente na forma que o indivíduo se relaciona com o contexto organizacional. Assim, praticantes que tomam esta direção ajudam os indivíduos a clarear os objetivos, desenvolver educação e habilidades, remover a inércia, e tentar realizar as mudanças. O procedimento é: Não espere para que o contexto mude; através de suas próprias energias você pode criar seu próprio contexto. Do ponto de vista organizacional, portanto, a tarefa será remover os "choques elétricos" que resultam em um baixo sentido de eficácia.

3.2. A visão sociológica do empoderamento

Este procedimento enfatiza a habilidade para lidar com seu contexto, de indivíduos ou grupos. Três componentes do empoderamento são particularmente importantes:

• Entender-se a si próprio em relação ao contexto no qual se opera. Isto inclui como teus objetivos e aspirações estão relacionados com o contexto, que impacto este tem em você e que tipo de comportamento tem usado para estar de acordo com o mesmo. A crença é que as pessoas serão motivadas para exercer um esforço de mudanças em seu contexto se verem que receberão algum benefício, tal como, suas vidas serão incrementadas quando estas ajudarem a realizar as mudanças e incrementos.

• Entender o contexto e como este opera. As pessoas se sentem vítimas da burocracia, talvez por causa que não entendem como conseguir que esta trabalhe para as mesmas. As pessoas freqüentemente não tem um quadro geral dos diferentes grupos em sua organização, onde conseguir informação, e quais recursos estão disponíveis. As probabilidades de se conseguir um grande sucesso em uma organização incrementam com o entendimento da organização e de como esta opera.

• Destrezas e habilidades. Para se conseguir mudanças e incrementos em uma organização se necessitam destrezas e habilidades além daquelas tecnicamente necessárias para realizar uma tarefa. Processamento em grupo, soluções de problemas, influência e comunicação são algumas das habilidades para se conseguir os objetivos pessoais e organizacionais em um contexto organizacional complexo.

3.3. O desenho organizacional

Algumas configurações organizacionais sufocam a influencia e consequentemente sufocam a inovação; outras configurações promovem as oportunidades de influencias e de inovações e tentam diferentes procedimentos. Algumas organizações são desenhadas para controlar o comportamento desde o tope para assegurar conformidade. Outras organizações são desenhadas para ser controladas através de resultados, e promover a diversificação da pratica e da inovação.

O desenho organizacional para o entendimento do empoderamento sugere que a organização possa propositadamente mudar os aspectos de seu desenho afim de promover o comportamento do empoderamento. Por exemplo, eliminar níveis de aprovação e tornar as coisas mais fáceis de acontecerem. Níveis de aprovação estabelece custo de pessoal (tempo, frustração, atrasos, tratamento impessoal) que faz com que as coisas se onerem. O verdadeiro empoderamento só poderá ocorrer se o pessoal for bem informado. Assim, o estabelecimento de objetivos e sistemas de contabilização são importantes para o empoderamento como também sistemas de influências.

Finalmente, visto que uma organização tem que conseguir uma identidade prognosticável no mercado, existirão dimensões de performance e de organização que deverão ser relativamente uniformes em todas as unidades. Consequentemente, as pessoas devem ser empoderadas dentro de uma direção global estratégica e com parâmetros alargados comuns a todas as unidades. É importante que estes parâmetros e direção estratégica tenham sido formulados com a contribuição das pessoas e grupos que tenham diversas perspectivas, e que existam conhecimentos e entendimentos da direção e parâmetros comuns.

Podemos finalmente afirmar que o empoderamento inclui componentes psicológicos, (pessoas esclarecendo seus objetivos e desenvolvendo o sentido de eficácia e desenvolvendo habilidades), componentes sociais, (pessoas e grupos entendendo o contexto no qual estão operando e desenvolvendo influencias e técnicas de poder efetivos), e componentes de desenho organizacional, (desenhando as várias configurações de organização afim de empoderar as pessoas a fazerem a diferença).

4. Características de uma organização empoderada

Podemos estabelecer quatorze fatores para se conseguir o máximo de empoderamento. Uma auditoria neste sentido estabelecerá como está tua organização e será um bom ponto de partida para criar uma organização empoderada. Estes fatores são basicamente objetivos a serem atingidos.

• Entendimento de todos os níveis da organização, o significado de empoderamento e como se conseguir o mesmo. O empoderamento é um sistema de crenças ou valores, não um programa. Todos os níveis da organização devem entender como o empoderamento pode ser atingido tanto nas necessidades pessoais como do negócio e as ações necessários para se conseguir isto.
• Um bom entendimento e aceitação da missão e valores devem guiar a tomada de decisão. Uma organização empoderada suporta a tomada de decisão ao um nível mais próximo possível do cliente. Para tomar boas decisões, as pessoas precisam ter um claro entendimento dos valores básicos da organização, sua visão, e como estes contribuem para sua obtenção.
• Sistemas de performance gerencial que proporcionem um entendimento claro das responsabilidades do trabalho e métodos de medição de seu sucesso. Empoderar empregados e líderes trabalha junto com o desenvolvimento de um claro entendimento das responsabilidades do trabalho, limites de autoridades, e métodos de se medir o sucesso.
• Desenho do trabalho para proporcionar o sentimento de dono e responsabilidade. O empoderamento deve ser construído dentro das tarefas dos empregados. Estas devem ser definidas com responsabilidade para um processo significativo ou saídas que exijam decisões, que comprometa recursos apropriados organizacionais, e que continuamente se meça seu próprio sucesso. Vamos explicar melhor este fator com alguns exemplos:
  • Uma associação médica deixa para as equipes as decisões de entrevistas de candidatos e tomadas de decisão de selecionar o melhor.
  • Uma planta da Palmolive empodera seus funcionários para que estes desenhem seus próprios manuais de treinamento técnicos.
  • Uma indústria de papel deixa para seus empregados a programação dos trabalhos, a definição de férias e o planejamento das mesmas.
• Comunicação efetiva acerca dos planos da organização, sucessos, e falhas. Comunicação aberta e honesta assegura aos empregados a identificação com a organização e desta forma ativamente contribuir para seu sucesso.
• Sistemas de recompensa e reconhecimento que construam orgulho e auto estima. Empoderar empregados tem um sentido inerente com o orgulho de cumprimento e contribuição com a organização. Programas de reconhecimentos tangíveis e psicológicos podem aumentar estes sentimentos. Compensações e outros sistemas de reconhecimentos tem que estar em sintonia com os valores empoderados da organização. Freqüentemente estes sistemas tem que se tornar mais orientado para equipes.
• Sistemas de seleção e promoção para identificar trabalhadores qualificados e líderes. Algumas pessoas estão mais interessadas que outras em tornar-se empoderadas. Colocando os indivíduos com as habilidades e motivações apropriadas em um ambiente empoderado incrementa a probabilidade de obtenção dos benefícios que poderão ser conseguidos mais rapidamente e ao um custo menor. Percebe-se então, que os indivíduos não são peças descartáveis, mais ao contrário, são investimentos a longo prazo nos quais uma grande soma será devotada de tempo, dinheiro, e treinamento.
• Sistemas organizacionais. Outros sistemas organizacionais, tais como, sistemas de informação, políticas de reembolsos de viagens, procedimentos para planos de carreira, planos de sucessão, disciplina, políticas de pessoal, política de participação de fundos, círculos de qualidades, sistemas de sugestões, podem também incutir ao pessoal o sentido de poder ou fazer com que se sintam como possuidores do mesmo.
• Empoderando liderança/treinamento. Os líderes tem um grande impacto no grau de empoderamento que seus subordinados sentem. Através das tarefas que estes delegam, o controle que eles exercem, a iniciativa que estes encorajam, e o feedback e o reforço que proporcionam, não somente encoraja o empoderamento, mas construi a confiança do empregado. Treinando-os para o sucesso e ajudando-os a sentir-se donos de suas idéias, os líderes asseguram a dedicação e comprometimento dos seus liderados.
• Trabalho e treinamento/habilidades tecnológicas. Em uma organização empoderada, empregados assumem tarefas adicionais e freqüentemente rodam entre os trabalhos. Eles precisam entender não só seu trabalho, como também os de toda a equipe.
• Treinamento/habilidades inter pessoais e de soluções de problemas. Empoderar empregados, como indivíduos ou em equipes, interage mais freqüentemente com cooperação entre trabalhadores, fornecedores, clientes, e gerência. Estes tem a expectativa de identificar problemas e oportunidades, tomando ações apropriadas. Empoderar empregados deve tonar possível liderar outros e resolver seus próprios conflitos sem apelar para uma autoridade maior.
• Treinamento/habilidades da linha de frente de serviço ao cliente. Precisamos enfocar o empoderamento da organização nas habilidades de atendimento aos clientes por causa que esta linha de frente representa a organização para o mesmo. A percepção que um cliente tem da organização é desenvolvida pelo tratamento que este recebe do pessoas que o mesmo contata.
• Empoderamento suportado por grupos/treinamento. Da mesma forma que os líderes, pessoal de suporte – engenheiros, contadores, treinadores, etc. podem ajudar à linha de frente dos empregados a construir o senso de dono e de responsabilidade. O pessoal de suporte deve efetivamente, treinar, reforçar, e oferecer ajuda sem tomar para si a responsabilidade que é dos empregados.
• Equipes de trabalhos. A equipes de trabalhos empoderadas, organizam indivíduos afim de que se responsabilizem por uma área ou saída. Estes assumem muitas responsabilidades anteriormente dos supervisores. Este é um excelente caminho para empoderar indivíduos cujos trabalhos correntes são limitados em escopo.

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